사 무 국 운 영 규 정 

2009년 5월 20일 시행
2024년 11월 22일 개정

제1장 총 칙 

  제1조(목적) 이 규정은 학회 사무국(이하 사무국이라 함)의 운영에 관하여 기본적인 사항을 규정함을 목적으로 한다. 

 

 

제2장 사무국의 직제 및 업무 분장 

  제2조(회무 구분) 사무국에서 수행하는 회무는 업무, 편집, 회원 및 자산관리, 회계로 구분하며 관련회무의 총괄은 담당분야 전담이사가 한다. 단, 사무국장이 있는 경우에는 사무국장이 회무를 총괄한다. 

 

  제3조(회무내용) 제2조의 회무를 세부내용으로 구분하면 다음과 같다. 

    1.업무 : 본회 관련 대내외 공문접수, 발송, 사무실 비품관리, 자료실 운영 등의 제반업무를 말한다.  

    2.편집 : 논문집, 학회지, 학술발표회 및 기타의 간행물 관련 제반업무를 말한다. 

    3.회원 및 자산관리 : 회원의 입퇴회 및 유지, 홈페이지 관련업무, 학회자산 관리에 대한 기록유지 등의 업무를 말한다. 

    4.회계 : 본회 및 사무국 운영경비의 정산자료 생산 및 관리업무를 말한다. 

 

 

제3장 인사 규정 

  제4조(직원의 임용) 사무국장을 둘 경우에는 이사회의 동의를 얻어 회장이 임용하고, 기타 직원은 회장이 임명한다. 

 

  제5조(직원의 자격) 사무국에 근무할 직원은 업무수행능력을 입증할만한 제반서류를 제출하고 이에 대한 사실 유무를 확인한 후 임명한다. 

 

  제6조(직급 및 승진) 

    1.직원의 직급은 직원, 대리, 과장, 차장, 부장, 국장 순으로 분류한다. 다만, 필요에 따라 촉탁직원을 둘 수 있다. 

    2.직원의 직급간 승진은 근무성적, 경력, 기타능력에 따라 이사회의 동의를 얻어 회장이 명한다. 

 

  제7조(보수) 직원의 보수에 관한 사항은 별도의 급여규정에 따른다. 

 

  제8조(직권면직) 직원이 다음 각 호의 1에 해당할 때에는 회장이 이사회의 동의를 얻어 직권에 의하여 면직시킬 수 있다.  

    1.신체, 정신상의 이유로 6개월 이상 직무를 담당하지 못할 것으로 판단될 경우 

    2.직무수행능력의 현저한 부족으로 근무성적이 극히 불량한 경우 

    3.직제의 변경 또는 예산의 감소 등에 따라 필요한 경우 

    4.고의 또는 과실로 본 회에 불이익을 초래하였거나 명예를 훼손한 경우 

    5.금고 이상의 형의 판결이나 금치산, 한정치산 또는 파산선고를 받았을 경우  

 

 제9조(정년)  

    1.직원의 정년은 60세로 한다. 단, 사무국장의 정년은 65세로 한다. 

    2.직원의 정년일은 정년이 달한 년의 출생월이 마지막일로 한다. 단, 사무국의 형편상 정년을 당한 직원을 근무시킬 필요가 있을 경우에는 이사회의 승인을 받아 촉탁 직원으로 근무 시킬 수 있으며 촉탁기간은 2년을 기준으로 한다. 

 

  제10조(퇴직금) 직원이 퇴직할 때는 퇴직금을 지불하며, 퇴직금의 계산은 근로기준법에 준한다.

 

 

제4장 복 무  

  제11조(책임) 직원은 맡은 바 직무를 능률적으로 성실하게 수행하여야 한다. 

 

  제12조(근무태도) 직원은 정관, 각종 규칙, 규정 및 직무상의 지시를 준수하여 근무기강을 확립하고, 신속정확하게 업무를 처리하며, 품위를 손상하는 행위를 하여서는 아니된다. 또한 재직 중 또는 퇴직 후에도 직무상의 기밀을 누설하
여서는 아니된다. 

 

  제13조(책임) 직원은 고의 또는 과실로 인하여 본 회상의 재산에 손해를 끼쳤을 때에는 이를 배상하여야 한다. 

 

  제14조(복무규율) 

    1.직원의 근무시간은 주40시간으로 한다. 

    2.필요에 따라 소정근무시간을 초과하는 시간외 근무, 야간근무, 휴일근무를 명할 수 있다. 

    3.직원이 질병, 기타 사유로 인하여 출근하지 못할 때는 결근계를 제출하여야 한다. 다만, 질병으로 5일 이상 결근할 경우에는 치료기간을 명시한 의사의 진단서를 첨부하여야 한다.  

    4.직원이 근무시간 중 외출하려 할 때에는 외출부에 기록하여 상사의 허가를 받아야 한다. 

    5. 지각 또는 조퇴가 3회에 달할 때에는 결근 1일로 간주한다. 

 

  제15조(휴일 및 휴가) 직원의 휴일은 정부에서 정하는 공휴일과 임시공휴일 그리고 학회창립기념일로 하며, 연차유급휴가는 근로기준을 따른다. 연차유급휴가를 사용하고자 할 경우는 사전에 총무전담이사에게 보고한다. 직원에게는 다음의 기준에 따라 경조사 유급휴가를 부여한다. 단, 이 기간중 유급휴일이 있다 하더라도 해당일을 추가로 부여하지 않는다.

    1.본인의 결혼, 배우자의 사망 : 7일

    2.본인 또는 배우자의 부모 사망 : 5일

    3.자녀 또는 형제자매의 사망 : 3일

    4.자녀 결혼 : 2일  

 

  제16조(출장) 업무상 필요에 의한 출장시 직원의 출장비를 지급할 수 있다.

 

  제17조(경조금 지급) 직원의 경조 행사 시에는 다음 기준으로 경조금을 지급할 수 있다.

    1.본인의 결혼, 본인 및 배우자상 : 100만원

    2.본인 또는 배우자의 부모상 : 50만원

    3.출산, 자녀 결혼, 자녀상, 형제 및 자매상 : 30만원

 

  제18조(표창) 학회는 다음 각 호에 해당하는 직원에 대하여 표창장, 상금 및 부상, 기타 포상을 부가할 수 있다.

    1.학회의 공신력과 명예를 크게 양양시킨 자

    2.장기 근속한 자

      -10년 근속상(50만원 상당 선물이나 상금)

      -20년 근속상(100만원 상당 선물이나 상금)

      -30년 근속상(200만원 상당 선물이나 상금)

      -40년 근속상(300만원 상당 선물이나 상금)

 

 

제5장 문서 처리 

  제19조(문서수발) 접수된 문서는 접수부에 기록한 후 담당직원에게 전달하고, 수령인을 받아야 하며, 발송문서는 결재를 받은 후 발송부에 기재하고 직인을 날인하여 발송한다. 다만, 기밀문서는 별도로 문서수발을 해야 한다.  

 

  제20조(비밀문서) ‘인건’ , ‘비’가 표시된 문서는 개봉 전에 전담이사 또는 사무국장에게 전달하여야 한다. 

 

  제21조(첨부물이 있는 문서) 문서에 현금, 수표, 수입인지, 유가증권 또는 물품 등의 첨부물이 있는 경우에는 명기하고, 그 문서 여백에 첨부물의 종류, 수량 등을 기입하고, 담당직원에게 전달한다. 

 

  제22조(결재) 

    1.업무진행은 회장의 결재를 얻은 후에 시행한다. 

    2.회장은 사무의 내용에 따라 전담이사 또는 사무국장으로 하여금 위임전결하게 할 수 있다. 

    3.위임된 전결사항은 전결권자가 책임을 지며, 월1회 이상 회장에게 총괄 보고하여야 한다.  

 

  제23조(대결) 회장 유고시에는 선임부회장이 대결하고, 회장에게 사후 보고한다. 

 

  제24조(긴급을 요하는 문서) 회장 부재시 긴급을 요하는 문서의 처리는 선임부회장의 결재를 얻어 시행하고, 회장에게 후결을 받는다. 다만, 개인 또는 본 회의 권리 의무에 관계되는 중요한 문서는 예외로 한다. 

 

  제25조(문서보존) 문서는 신속히 처리하고, 완결된 문서는 분류하여 보존하되, 비밀에 속하는 문서는 별책으로 밀봉하여 표지에 ‘비’라고 표시하여 보관한다. 

 

  제26조(문서의 보존기간) 

    1.영구보존 

      1)정관, 규칙, 규정 및 이에 준하는 중요 문서 

      2)효력이 영속하는 문서 

      3)재산대장 

    2.5년 보존 

      1)금전출납부 및 보조장부 

      2)이사회의 심의를 거치는 문서 

      3)단순한 일반문서로 1에 속하지 아니하는 문서 

 

  제27조(문서의 폐기) 보존기간이 경과한 문서를 폐기할 때에는 회장의 결재를 얻어 폐기하고, 기록대장에 폐기연월일과 문서목록 및 그 밖의 사항을 기록하여 보존한다.

 

 

제6장 회 계 

  제28조(회계관련직원) 회계관련직원이라 함은 수입, 지출 및 각종자산을 담당 또는 보조하는 직원을 말하며, 법령 및 관계규정이 정하는 바에 따라 정직하게 회계처리를 하여야 하며, 모든 회계처리 결과는 재무전담이사 또는 사무국장의 결재를 득하여야 한다. 

 

  제29조(재무제표) 사무국은 총계정원장을 비치하여 대차대조표와 손익계산서를 작성하여야 한다. 

 

  제30조(회계원칙) 회계업무는 정규부기에 의한 복식부기의 원칙에 따라 처리하고, 손익거래와 자본거래는 그 권리의무의 발생사실에 의하여 명확히 구분하여야 한다. 

 

  제31조(계정과목) 대차대조표는 자본계정과 부채계정으로 분류하고, 손익계산서는 수입과 지출계정으로 구분한다.

 

  제32조(장표) 회계장표는 전표, 순계표, 총 계정원장 및 각 계정의 보조원장과 대장으로 한다. 

 

  제33조(금전의 출납) 

    1.현금, 예금, 수표 등의 금전은 출납책임자가 엄중히 보관하여야 하며, 어떠한 경우를 막론하고 지출결의서에 의하여 출납되어야 한다. 

    2.금전이 지출되는 경우에는 반드시 소정의 사전결재를 받아야 한다. 단, 50만원 미만의 소액지출은 재무전담이사가 전결하여 처리할 수 있다. 

 

  제34조(예산의 편성 및 집행) 

    1.예산의 편성은 사업계획과 자금계획을 기초로 하여 수지균형이 유지되어야 하며, 사업계획을 원활히 수행할 수 있도록 편성되어야 한다. 

    2.예산의 집행은 편성예산의 범위 내에서 집행하며, 매분기 또는 반기로 예산과 실적을 분석하여야 한다. 단, 예산범위를 초과하는 지출이 발생할 경우 회장에게 사전결재를 득한 후 집행해야 하며, 사후에 초과사유를 명시하여 이사회에 보고하여야 한다. 

    3.학회 예산을 사용 또는 지원받기 위해서는 예산을 수립하여 이사회 승인을 득하고 사후 결산을 보고하도록 한다.

    4.예산 중 국내외업무지원비는 학회 관련 활동, 학회회원, 공공기관, 국내외 유관학회 등을 위한 행사 시 공공의 목적을 위해 집행할 수 있다.

    5.예산 중 국제회의 파견비는 회장, 국제전담이사의 국제 터널 및 지하공간 관련 학회 활동과 교류 협력사항 발생 시 지급할 수 있다. 또한 학회임원의 국외 또는 해외 활동 지원비는 별도 이사회 의결을 따른다.

    6.예산 중 기술위원회 운영비는 기술위원회의 활동장려를 위하여 회의 후 식대를 지원하며 회의록, 서명록을 함께 제출한다. 단, 타 학회와 타 학회와 공동으로 진행하는 행사는 참여학회(위원회)와 공동분담을 원칙으로 하며 행사 진행 전 관련 예산을 수립하여 이사회 승인을 득하고 행사 후 결산을 보고한다.

    7.예산 중 경조비는 애경사(哀慶事) 시 우리 학회 정회원 이상을 대상으로 지급하며 적용 범위는 양가 부모님, 본인 및 배우자로 한다.

      1)애사(哀事)

         정회원 : E-mail 알림, 홈페이지 공지

         종신회원 : E-mail 알림, 홈페이지 공지, 근조기

         고문, 임원진 : E-mail 알림, 홈페이지 공지, 근조화환, 근조기 

      2)경사(慶事)

         정회원 및 종신회원 : E-mail 알림, 홈페이지 공지

         고문, 임원진 : E-mail 알림, 홈페이지 공지, 축하화환 

 

  제35조(재산관리) 

    1.고정자산과 물품의 관리를 위하여 대장을 비치하여야 한다. 

    2.고정자산을 취득하거나 처분하고자 할 때는 반드시 소정의 결재를 받아야 한다. 

 

  제36조(결산) 

    1.결산은 연1회 실시하여야 하며, 결산은 회계의 원칙에 따라 실시하여야 한다. 

    2.재무전담이사 또는 사무국장은 결산서를 작성, 감사에게 정기총회 개최 1주 전에 제출하며, 감사는 감사보고서를 작성, 정기총회에 의견을 진술하여야 한다.

 

  제37조(인수인계)

    1.새로 선축된 집행부 대표자에게 학회회무에 대한 전반적인 사항을 인수인계하여야 한다.

    2.집행부 대표자는 회장, 총무전담이사, 재무전담이사로 한다.

    3.회계관련 사항은 인수인계일 전월까지 결산자료로 하며 잔액증명서를 첨부하도록 한다.

 

부  칙 

    1. (시행일) 이 규칙은 2009년 5월 20일부터 시행한다.

       ①이 규칙은 2024년 11월 22일부터 개정 시행한다.

    2. (경과조치) 이 규칙의 시행 이전에 이미 처리된 사항은 이 규칙에 의하여 처리된 것으로 본다. 

    3. (제정 및 개정) 이 규칙의 제정 및 개정은 이사회의 의결로 한다.