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수ㆍ발신 공문서 처리규정

수ㆍ발신 공문서 처리규정

 

2008년 9월 10일 제정
2011년 01월 19일 개정
 

제1조(목적)

이 규정은 본 학회의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.


제2조(공문서정의)

"공문서"라 함은 학회 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다) 및 학회가 접수한 모든 문서를 말한다.


제3조(문서의 등록)

문서는 생산한 즉시 기록물등록대장에 등록하고 생산등록번호를 부여하여야 한다.


제4조(문서의 접수ㆍ처리)

① 문서는 처리담당자가 접수하여야 하며, 처리담당자는 이를 등록정보로 관리하여야 한다.
② 접수된 문서에는 접수인을 찍고, 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
③ 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당책임자에게 인계하고, 처리담당책임자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
④ 제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 필요하다고 인정하는 때에는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
⑤ 학회의 장은 정보통신망을 이용하여 행정기관외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.
⑥ 학회의 장은 홈페이지 또는 회원의 공식 전자우편주소를 이용하여 외부로부터 문서를 받아 처리
및 접수하도록 지시하여야 한다.
⑦ 민원문서의 접수 및 처리는 상기 내용과 동일한 방법에 의한다.

 

제5조 (처리담당 및 사무분장)

문서의 수발 및 사무처리는 학회 사무국에서 하고 공문서의 성격을 고려하여 행정 처리 안건은 총무이사, 학회의 의견제시가 필요한 안건은 대외협력이사(공기관 및 정부로 분류)가 담당한다.


제6조(검토 및 협조)

① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 전담이사의 검토를 받아야 한다. 다만, 책임자의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.
② 문서의 내용이 학회내의 다른 전담부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 전담부서의 책임자의 협조를 받아야 한다.
③ 대외협력이사는 문서의 내용을 분류하여 기술위원회가 있는 경우는 위원장에게 의뢰, 기타의 경우는 이사진 중 적임자에게 검토 의뢰한다.


제7조(중요도에 따른 처리 방안)

① 대외협력이사는 문서의 내용을 중요도에 따라 분류하고 처리기간과 처리자를 최종결재자와 협의하여 처리한다.
② 문서의 내용이 심도있는 검토가 필요한 경우는 검토팀을 구성할 수 있으며 이 경우 검토비 등을 지급할 수 있다.


제8조(결재)

① 문서는 학회의 장의 결재를 받아야 한다. 다만, 전담부서 책임자의 명의로 발신하는 문서는 그 책임자의 결재를 받아야 한다.
② 본 학회의 장은 사무의 내용에 따라 당해 업무담당자로 하여금 위임전결하게 할 수 있게 하여야 한다.
③ 결재권자가 휴가ㆍ출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되,내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.


제9조(보고 및 처리기간)

① 수신된 공문서의 보고는 즉시 처리담당자에게 보고하고 처리담당자는 공문서 분류 후 절차에 따라 최종결재자에게까지 전달한다.
② 최종결재자 부재시에는 추후 보고한다.
③ 공문서의 처리기간은 심의사항, 업무협조 등이 필요한 경우 30일 이내로 한다.
④ 기타 경미한 사안에 대한 업무협조는 7일 이내로 한다.
⑤ 특별한 사유에 의한 처리기간은 학회의 장의 검토 후 그 처리기간을 줄이거나 연장할 수 있다.
⑥ 긴급을 요하는 공문서는 처리담당자가 처리하고 학회의 장에게 추후 보고할 수 있다.


제10조(보고 및 처리기간)

① 수신된 공문서의 보고는 즉시 처리담당자에게 보고하고 처리담당자는 공문서 분류 후 절차에 따라 최종결재자에게까지 전달한다.
② 최종결재자 부재시에는 추후 보고한다.
③ 공문서의 처리기간은 심의사항, 업무협조 등이 필요한 경우 30일 이내로 한다.
④ 기타 경미한 사안에 대한 업무협조는 7일 이내로 한다.
⑤ 특별한 사유에 의한 처리기간은 학회의 장의 검토 후 그 처리기간을 연장할 수 있다.
⑥ 긴급을 요하는 공문서는 처리담당자가 처리하고 학회의 장에게 추후 보고할 수 있다.